Pengemasan Informasi

I. PENDAHULUAN
Perpustakaan di lingkungan Dinas Pekerjaan Umum Pengairan Provinsi Jawa Timur merupakan jenis perpustakaan khusus dengan berbagai karakteristik yang unik. Tugas, layanan dan misi perpustakaan khusus disesuaikan dengan unit kerja dimana perpustakaan tersebut. Demikian pula dengan koleksi, jenis layanan hingga pengguna yang memiliki karakteristik khusus. Koleksinya jauh lebih spesifik dan bermacam-macam sebutlah tulisan peneliti, buku-buku publikasi peneliti, serta berbagai grey literature seperti dokumen perjalanan, kerjasama, proposal, laporan teknik, seminar, prosiding, lokakarya dan sejenisnya. Boleh dikatakan, harta karun perpustakaan khusus adalah publikasi peneliti dan grey literature.
Layanan yang umumnya digunakan adalah close access system(system layanan tertutup), meskipun ada beberapa perpustakaan khusus yang menggunakan open access system dengan berbagai pertimbangan tertentu. Peneliti sebagai actual user dengan bidang kajian ilmu yang berbeda membutuhkan informasi-informasi seputar kegiatan penelitiannya. Itu mutlak, karena peneliti, tanpa bahan pustaka, tidak mungkin menghasilkan suatu karya. Bahan pustaka yang tersimpan di perpustakaan sejatinya memang diperuntukkan oleh peneliti. Akan tetapi informasi yang demikian banyak tidak jarang justru menyulitkan pengguna dalam mendapatkan informasi yang yang diinginkannya.
Beraneka ragam informasi setiap bulan bertambah di perpustakaan. Jurnal baik dari dalam maupun luar negeri, informasi-informasi dari internet, dari surat kabar dan buku-buku baru terus menerus bertambah setiap saat. Jumlah informasi yang begitu banyak atau information overload, harus segera ditangani, diolah, disebarkan guna kepentingan pengguna. Dengan banjirnya informasi mengakibatkan pengguna kesulitan dalam memilih dan mendapatkan informasi yang relevan, menyeluruh serta up to date.
Perpustakaan sebagai sumber informasipun dituntut untuk lebih cepat mengembangkan diri di dalam penyediaan koleksinya kepada pengguna. Berbagai inovasi di layanan perpustakaan banyak digunakan. Pustakawan dituntut kreatif dalam memberikan berbagai layanan. Perpustakaan mulai memanjakan pengguna yang adalah konsumen dengan berbagai layanannya.
Salah satu usaha mendayagunakan informasi bagi kepentingan pengguna adalah melalui kemasan informasi. Lebih lanjut dibawah ini penulis mencoba menjelaskan pengertian pengemasan informasi, tujuan, bentuk, dan manfaatnya.

II. PENGEMASAN INFORMASI
Pengemasan informasi adalah kegiatan yang dimulai dari menyeleksi berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan, menganalisis, mensintesa, dan menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang dikemas kembali memberi kemudahan dalam penyebaran informasi dan temu kembali informasi. Beberapa literature mengungkapkan bahwa pengemasan tidak hanya terbatas pada informasi namun juga pada dokumentasi.
Tujuan pengemasan informasi adalah untuk memperoleh/mendapatkan informasi, menemukan kembali informasi kembali, mengevaluasi, serta memberikan penafsiran. Melalui pengemasan informasi, pengguna akan berhemat dalam hal waktu, tenaga serta biaya.
Dengan berkembangnya teknologi informasi bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi, saat ini pengemasan informasi jauh lebih bervariasi. Tidak melulu secara tercetak namun juga secara digital. Seperti CD Teknologi Pencerdasan bangsa buatan kantor menristek, mengemas informasi Teknologi Tepat Guna, Kliping Elektronik buatan Perpustakaan ITB mengemas informasi surat kabar dan majalah Cybermedia, dan yang sedang tren saat ini Digital Library yang mempublikasikan Local Content. Kemudian munculah istilah e-book untuk buku elektronik ; e-Journal untuk majalah elektronik ; e-Klip untuk kliping elektronik.
Berbagai kemasan informasi dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi bagi pemakai. Berdasarkan jenisnya, kemasan informasi dibedakan menjadi:
Pangkalan data
Berbagai publikasi, seperti: Brosur, Newsletter, Majalah Kesiagaan Informasi, Majalah Abstrak dan Indeks, Bibliografi, Karangan Baru, Presentasi Lisan, disajikan dalam web, Tinjauan Perkembangan Baru, Tinjauan Literatur, Monografi, Prosiding Konferensi, Laporan Teknis, Laporan Bisnis atau Laporan Manajemen, Buku Panduan, Direktori, Katalog, Majalah Primer
Media dengar pandang.
Pada prosesnya, pengemasan informasi mencakup kegiatan sebelum proses/ re-processing dan kemasan/ packaging. Sebelum membuat kemasan informasi, perlu diketahui langkah-langkah dalam proses pengemasan informasi, yaitu:
Menyeleksi dan menetapkan topik dari kemasan yang akan dibuat dan informasi yang akan dicakup. Menurut Kothler, untuk menentukan topik, perlu dikumpulkan berbagai masukan dan ide-ide yang biasanya berasal dari: konsumen/pemakai produk dan jasa (prosentasi paling banyak), ilmuwan, pesaing, karyawan, saluran pemasaran, manajemen puncak/pengambil kebijakan. Kontribusi subyek atau topik yang disampaikan peneliti sebagai upaya agar pengemasan informasi tersebut tepat, sasaran dan tepat guna.
Menentukan strategi dalam mencari informasi
Kegiatan meliputi: menentukan jenis informasi yang dibutuhkan, dan jenis sumber informasi yang dapat membantu menemukan informasi yang dibutuhkan. Informasi bisa didapat dari koleksi yang kita miliki, maupun pencarian literature di luar.
Menentukan lokasi informasi dan cara mengakses
Kegiatan meliputi: menggunakan katalog perpustakaan, menggunakan indeks majalah, mencari informasi di internet, CD-ROM.
Mengemas informasi.
Mengevaluasi produk yang dibuat, dan mengevaluasi proses pembuatannya.
distribusi kemasan informasi
Untuk membuat suatu kemasan informasi yang baik, harus didukung oleh informasi penting yang cukup atau memadai.

III. bentuk pengemasan informasi
Seperti telah diuraikan diatas bahwa informasi dapat dikemas dengan beragam bentuk. Penulis tidak memperinci satu demi satu, hanya berbagai bentuk yang sangat memungkinkan untuk diterapkan pada perpustakaan khusus.

Bibliografi Subyek
Bibliografi merupakan kelompok buku-buku referensi yang memiliki sumber informasi lebih spesifik. Secara definitive bibliografi adalah daftar buku-buku (juga termasuk media lain) yang ada di suatu tempat. Bibliografi disusun berdasarkan urutan abjad nama pengarang, judul, subyek atau keterangan lain tentang buku.
Bibliografi biasanya diterbitkan oleh perpustakaan atau badan-badan penerbit dengan tujuan untuk disebarkan kepada perpustakaan lain juga sebagai bahan rujukan bagi pencari informasi (peneliti) secara tercetak atau terekam. Bibliografi yang diterbitkan oleh penerbit biasanya bertujuan komersial untuk mempromosikan buku-buku terbitannya sehingga diharapkan para pembaca tertarik untuk membelinya. Buku atau bahan bacaan lain yang dimuat dalam bibliografi biasanya sudah terbit beberapa waktu yang lalu, bahkan ada juga yang berbentuk persiapan untuk segera diterbitkan.
Jenis bibliografi ada dua macam yakni bibliografi umum dan khusus. Bibliografi khusus disebut juga bibliografi subyek. Bibliografi khusus hanya mendaftar sejumlah buku dalam lingkup subyek secara terbatas. Penyebarannya biasanya khusus kepada para pustakaean bidang tertentu, para peneliti atau lembaga-lembaga tempat ahli tersebut bekerja.
Bibliografi subyek khusus menurut Sri Suyatni dan Mochamad Aries adalah bibliografi yang mendaftar judul-judul jurnal dalam bidang tertentu dan biasanya dikeluarkan oleh perpustakaan di lingkungan tertentu. Menurut Lasa HS, bibliografi subyek yakni bibliografi yang hanya mencatat bidang atau subyek tertentu. Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa bibliografi subyek khusus merupakan bibliografi yang mengkhususkan pada satu bidang ilmu saja/subyek tertentu.
Tujuan dan manfaat bibliografi subyek khusus adalah :
Membantu para peneliti/Pengguna lainnya yang memerlukan informasi dalam bidang tertentu, sejatinya kepustakaan memegang peranan penting dalam kegiatan penelitian. Penelitian bagai ‘sayur tanpa garam’ bila tidak ada kepustakaan yang mendukung kegiatan penelitiannya. melalui bibliografi subyek khusus, peneliti dapat menemukan kepustakaan yang dibutuhkan, mengetahui dimana koleksi tersebut berada dan bagaimana cara memperolehnya.
Merupakan alat penting dalam melakukan pemilihan bahan pustaka
Membantu pemakai mengetahui eksistensi sebuah koleksi dalam bidang tertentu.
Memudahkan pengguna dalam penelusuran informasi dalam bidang tertentu yang sesuai dengan keperluannya.
Bibliografi subyek khusus berguna sebagai alat Bantu seleksi pustaka memegang peranan penting dalam seleksi pustaka, karena dalam bibliografi subyek khusus para selector akan memperoleh gambaran atau informasi yang lebih terperinci terhadap buku/judul yang akan dipilih untuk dipesan informasi yang terdapat dalam bibliografi subyek khusus yaitu judul, pengarang, volume, edisi (jika ada), keterangan penerbit, bidang pemberian penerbit pustaka.
Dengan adanya informasi seperti itu para selektor akan terbantu dalam melakukan pemilihan pustaka sehingga aktivitas seleksi pustaka dapat berjalan lancar dan baik.
Sistematika penyajian bibliografi subyek khusus yaitu disusun menurut abjad (secara alfabetis) dan biasanya dilengkapi dengan indeks subyek. proses pembuatan :
menentukan subyek khusus yang hendak dibuatkan bibliografinya. Misalnya berdasarkan Famili. Contoh : Mammalia, seri Chiroptera, Mammalian seri Primata, dan sebagainya
mencari sumber literature khususnya yang ada di perpustakaan yang berupa buku, artikel jurnal, artikel surat kabar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, dan sebagainya
mencari sumber literature di luar koleksi perpustakaan
dibuatkan kata kunci, nama latin berikut subyeknya.
entri data.
proses data
proses pengeditan, layout dan sebagainya
cetak bibliografi
distribusi
sari karangan
Sari adalah ringkasan yang disajikan secara singkat dan jelas bagian yang memuat tjun, cakupan/jangkauan dan temuan dari artikel asli ayau penyajian ringkas dalam bahasa si pengarang mengenai semua butir-butir yang pokok/utama dari dokumen asli.
Setiap sari diharapkan memuat keterangan tentang latar belakang, tujuan, sasaran, metode, kesimpulan dan saran yang terdapat pada dokumen aslinya, namun tidak semua dokumen megandung atau memuat unsure-unsur seperti diatas secara nyata. Tetapi pembuat sari diharapkan dapat mengungkapkan isi dokumen itu secara jelas.
Ada beberapa jenis sari yaitu :
Sari indikatif : berisikan pernyataan umum mengenai suatu artikel, biasaya lebih pendek dari sari informative dan tidak memuat data kualitatif maupun kuantitatif. Sari indikatif hanya sekedar suatu daftar subyek-subyek pokok dalam bentuk laporan singkat. Umumnya memuat antara 50-250 kata dilengkapi dengan sitasinya. Sari ini menggiring pengguna untuk menentukan apakah artikel aslinya perlu dibaca atau tidak.
Sari informatif : berisi gagasan pokok, metode, dan data tanpa menggunakan kata-kata yang berlebihan dan keterangan mendalam. Penulisan sari ini lebih terperinci, sehinga pembaca tidak perlu membaca lagi artikel aslinya. Sari informative memuat sekitar 100-500 kata yang dilengkapi sitasinya.
Dalam pemberian jasa sari karangan perlu dipertimbangkan jaringan kerja hubungan profesi. Dalam hal ini pustakawan dan peneliti saling bekerja sama dalam mengulas sari karangan. Permasalahan yang ada kemudian didiskusikan dan diperbaiki seperlunya. Selain itu pembuat sari karangan adalah pustakawan yang memiliki latar belakang bidang ilmu selain perpustakaan, seperti biologi, pertanian, peternakan dan sebagainya, sesuai dengan bidang kajian unit informasi yang bersangkutan.
Jasa Penyebaran informasi ILMIAH MUTAKHIR, terseleksi dan terbaru
Adalah menyediakan beragam informasi dan dokumentasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Layanan ini bersifat aktif, atau upaya jemput bola dari pihak perpustakaan. Dapat berupa lembar informasi maupun paket informasi. Melalui layanan ini diharapkan peneliti, serta pengguna lain terutama mereka yang kurang memiliki kesempatan untuk memanfaatkan informasi di perpustakaan akan selalu memperoleh informasi mutakhir secara teratur dan terus menerus sesuai dengan bidang minat dan spesialisasinya.
Strategi dan langkah layanan ini sebagai berikut :
– Menganalisa kebutuhan inormasi pengguna dengan cara mempelajari dan mengkaji data permintaan peneliti dan pengguna lain melalui kuesioner, surat-surat, usulan maupun dengan mencermati latar belakang subyek pengguna.
– Menyeleksi dan mengklasifikasi majalah, literature dan sumber informasi ilmiah lain berdasarkan bidang-bidang ilmu/subyek yang dilayani.
– Menelusur, atau men-scan judul-judul informasi berikut abstraknya dari sumber informasi ilmiah.
– Untuk penyiapan paket abstrak dan daftar isi majalah dengan cara memilih, mengelompokkan dan mensintesis judul informasi dan abstrak secara sistematis menurut bidang-bidang ilmu/subyek yang dilayani.
– Mentransfer informasi dalam basis data, baik ke disket maupun CD-ROM untuk keperluan penyebaran.
– Menyampaikan informasi berupa paket maupun lembar informasi kepada pengguna/user target secara langsung via pos, email atau media lain. Informasi yang dikirim berupa data bibliografis berikut abstraknya.
– Abstrak-abstrak yang sesuai yang dikirimkan itu dilampiri dengan kuesioner feed back. Kuesioner tersebut berisi pertanyaan untuk menentukan informasi yang diinginkan /naskah lengkapnya oleh pengguna, layanan yang diinginkannya, untuk keperluan apa informasi tersebut bagi pengguna, sehingga hasilnya dapat digunakan untuk memperbaiki profile pengguna untuk layanan yang akan datang.
– Bila ada respon dari pengguna, segera tindak lanjuti atas feed back(umpan balik) tersebut. Pengguna yang tidak mungkin memperoleh secara langsung ke sumber informasi, bisa dikirimkan kopi dokumen lengkap (full text) baik melalui fax, pos, disket, email dan sebagainya.
– Mengadakan evaluasi selama kegiatan terus berlangsung. Hal itersebut mengantisipasi perubahan minat maupun bidang kaji target user.
Pangkalan data dalam CD Rom
Beragam informasi dapat dikemas dalam bentuk CD, sebutlah daftar koleksi dan jurnal yang dimiliki perpustakaan, kliping, publikasi staf, hingga bibliografi.
Penulis memberikan gambaran beberapa contoh pengemasan yang sangat mungkin menjadi peluang bagi perpustakaan khusus.

Pengelompokan materi
• data base bibliografi dan kliping elektronik mengenai subyek khusus misalnya zoology, tumbuhan obat, mikrobiologi, botani, perairan darat maupun bioteknologi.
• Karya peneliti perseorangan yang dikompilasi dalam bentuk CD
Proses pengemasan dalam CD Rom :
Informasi sebelum dikemas diproses dengan bantuan software HelpMaker.
• Pengemasan informasi menggunakan media
CD-Rom
• Kemasan CD Rom banyak keunggulan-keunggulan dianataranya, tahan terhadap
cuaca dan dimakan waktu. Juga dapat dibuat kopinya dan didistribusikan pada perpustakaan lain sebagai
koleksi perpustakaan.
•Pengumpul data adalah pustakawan/pegawai perpustakaan
• Update data secara berkala bulanan

MULTI MEDIA
Satu lagi inovasi dalam bidang perpustakaan adalah multi media. Media pandang dengar ini umumnya dapat berupa company profile, program pendidikan pemakai serta media promosi jasa layanan perpustakaan. Sasaran pengguna pada bentuk pengemasan multi media umumnya adalah kelompok. Misalnya apabila ada pameran perpustakaan, pengunjung disuguhkan beragam informasi mengenai jasa layanan perpustakaan serta cara aksesnya. Demikian pula dalam perpustakaan perguruan tinggi yang menggunakan multi media sebagai sarana program pendidikan pemakai (user education program).
Brosur/leaflet
Leaflet atau brosur banyak dibuat oleh berbagai lembaga untuk memperkenalkan hasil produk atu jasa yang dapat diberikan kepada pengguna. Bagi perpustakaan pembuatan Leaflet atau brosur khususnya dapat dimanfaatkan untuk penyebaran informasi mengenai beberapa hal seperti pedoman perpustakaan, daftar bacaan tertentu, koleksi khusus produk setempat, bahan arsip, pengenalan terhadap minat/studi, kegiatan atau peristiwa di lingkungan sekitar.
Suatu unit perpustakaan atau pusat informasi harus selalu menerbitkan brosur dan leaflet antara lain
Brosur promosi bertujuan mengumumkan keberadaan unit kerja tersebut, tujuan dan program-programnya, layanannya dan informasi lain yang berkaitan. Brosur bisa juga membuat kuesiner ringkas mengenai perolehan advis, tanggapan dan minat masyarakat informasi. Umpan balik akan menandakan respon dari pengguna. Brosur ditulis secara ringkas dan jelas dengan penyajian yang menarik.
Brosur informative bermanfaat untuk memperkenalkan dan mempromosikan topik/subyek yang dicakup suatu unit informasi. Bahasa yang digunakan dalam brosur sebaiknya yang sederhana, dan mudah dipahami masyarakat.
Leaflet diterbitkan untuk memberitahukan adanya terbitan baru. Harus dijelaskan secara ringkas mengenai isinya, ukuran, harga dan cara memperolehnya. Bila terbitan jumlahnya banyak dapat diterbitkan brosur kumulatif yang memberikan rincian semua terbitan.

Langkah-langkah pembuatan Leaflet atau brosur yaitu :
1. Pemilihan dan penetapan subyek
2. Menentukan format yang akan digunakan
3. Buat desain
4. Proses cetak
5. Distribusi.sebarluaskan.
Newsletters
Newsletter merupakan terbitan yang penting karena lebih fleksibel dalam hal topik yang dicakupnya dan bentuk isi atau kandungannya. Terbitan ini dimaksudkan untuk memberikan berbagai jenis informasi yang tidak dimuat dalam terbitan lain dari pusat informasi.
Newsletter biasanya berisi aktivitas pusat informasi itu sendiri, berita proyek yang sedang berjalan, laporan pertemuan yang baru selesai diselenggarakan, bisa ditambah publikasi terbaru peneliti, info buku dan jurnal baru.

IV. ASPEK KOMERSIAL PENGEMASAN INFORMASI
Bukan hal yang mustahil bahwa perpustakaan mulai menyentuh aspek-aspek komersialisasi layanan. Perubahan paradigma bahwa perpustakaan saat ini bukan hanya sebagai tempat penyimpanan koleksi yang pasif, namun juga bisa menjadi pusat informasi yang aktif dan dinamis serta mampu menghasilkan produk yang menjual.
Perlu disadari bahwa perpustakaan merupakan unit kerja yang banyak membutuhkan biaya (cost centre). Namun kucuran dana untuk perpustakaan nyaris tidak ada. Atas dasar hal tersebut maka perpustakaan harus mengubah posisinya dari cost centre menjadi profit centre. Perubahan paradigma tersebut memacu dan menjadi tantangan perpustakaan untuk lebih kreatif dan inovatif dalam upaya menjadi profit centre.
David W. Levis dalam “Bringing the Market to Libraries” (1986:73) dalam Soetardi (Sinar Harapan,2001) mengungkapkan, yang pertama kali yang perlu dipikirkan dalam menerapkan komersialisasi di perpustakaan adalah memilah layanan perpustakaan mana yang akan dikomersialisasikan dan yang mana yang tidak. Menurutnya layanan perpustakaan yang dapat dikomersilkan adalah; inter library loan (pinjam antar perpustakaan), penelusuran terpasang (on-line), layanan referensi, bibliografi, salinan bahan (fotocopi), layan antar bahan koleksi dan jasa kesiagaan informasi.
Lebih lanjut McCarthy(1978); Kotler dan Bloom(1984); Sudarmini dan Mansjur (2001) menyatakan tujuh elemen atau unsur yang menunjang keberhasilan pemasaran di bidang komersial dapat pula dimanfaatkan untuk kegiatan perpustakaan atau pusat informasi. Tujuh unsure tersebut adalah product(termasuk jasa penyediaan informasi juga jasa informasi terbaru); price(informasi ditentukan harganya); place(informasi yang ditawarkan harus selalu tersedia di perpustakaan atau dimanapun dan selalu siap dibutuhkan); promotion(pameran koleksi baru, brosur perpustakaan, penyebaran bibliografi, abstrak, daftar judul artikel majalah dan informasi terseleksi); process(informasi perlu diolah agar pengguna dapat memperolehnya dengan mudah bila membutuhkan; people(sumber daya manusia merupakan unsure kekuatan dalam pemasaran, baik ia pemberi informasi, pengguna sesuai segmennya maupun orang lain yang terlibat didalamnya); physical evidence(produk yang dipasarkan harus bersifat kasat mata, dalam hal ini dituliskan, dicetak, direkam dan diterbitkan sehingga manfaatnya dapat dirasakan).
Hal yang perlu ditekankan dalam menerapkan sistem perpustakaan yang komersial pihak pengelola perpustakaan perlu memperhatikan aspek-aspek penting, seperti; bentuk permintaan pemakai yang sering diminta, sistem keamanan informasi pribadi anggotanya, kecanggihan sistem automasi perpustakaan, hingga studi kelayakan kepuasan pemakai (lebih pada user studies).
Pengemasan informasi berpotensi mendatangkan fulus bagi perpustakaan. Berbagai bentuk kemasan tidak saja memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi tetapi juga menjadi nilai tambah bagi perpustakaan. Mengubah image bahwa perpustakaan hanya menyediakan informasi tanpa mampu mengemasnya menjadi menarik. Mempercantik kemasan informasi yang akan disajikan, akan menarik pengguna dalam memanfaatkan informasi di dalamnya. Tidak cukup sampai disitu, jika orang bilang, jangan melihat sesuatu dari kulit luarnya saja, itu berlaku pula dalam hal layanan pengemasan informasi. Bahwa informasi yang terkandung didalamnyapun harus betul-betul berbobot, tepat sasaran dan pengguna tidak akan merasa kecewa karenanya.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s